Términos y Condiciones del Servicio

Estos Términos y Condiciones regulan el uso de la plataforma Smart Nova. Al registrarse o usar la Plataforma, la empresa que la contrata (en adelante, “el Cliente”) y las personas que la usan en su nombre aceptan estos términos. Si no está de acuerdo, no use la Plataforma.

1. Quiénes somos

2. Qué es la Plataforma

Smart Nova es un software en la nube para la gestión de negocios que incluye, según el plan contratado, inventario, ventas, clientes y cartera, compras y proveedores, contabilidad y reportes, facturación electrónica ante la DIAN, comunicación con clientes por WhatsApp, y funciones de asistencia con inteligencia artificial (en adelante, “la Plataforma”). La Plataforma se ofrece como un servicio: el Cliente la usa mientras su suscripción esté vigente, sin adquirir la propiedad del software.

3. Cuenta y usuarios

• El Cliente debe entregar información veraz y mantenerla actualizada.
• El Cliente es responsable de las personas a las que da acceso, de los roles y permisos que les asigna y de todo lo que se haga con sus cuentas.
• Las contraseñas, códigos y PIN son personales. Si el Cliente sospecha un uso no autorizado, debe cambiarlos y avisarnos de inmediato.

4. Planes, precios y pagos

• La Plataforma se ofrece por suscripción periódica según el plan elegido. Los planes, sus límites de uso y sus precios son los publicados o acordados al momento de contratar.
• Los pagos se procesan a través de una pasarela de pagos; Smart Nova no guarda datos de tarjetas.
• Si un pago no se realiza a tiempo, podremos limitar o suspender el acceso hasta que se ponga al día, previo aviso. La información del Cliente no se borra por la suspensión.
• Podremos modificar los precios o los planes informando al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación. El cambio aplicará desde el siguiente periodo de facturación.
• Costos de terceros: los mensajes de WhatsApp que cobra Meta y los servicios de terceros que el Cliente contrate por su cuenta (como su proveedor de facturación o su pasarela de pagos) no están incluidos en el precio de la suscripción, salvo que el plan lo diga expresamente.

5. Uso permitido

El Cliente se compromete a no usar la Plataforma para:

• Actividades ilegales, fraudulentas o que infrinjan derechos de terceros.
• Enviar mensajes no solicitados (spam) o mensajes a personas que no han autorizado recibirlos.
• Intentar acceder a información de otros clientes, vulnerar la seguridad de la Plataforma o interferir con su funcionamiento.
• Copiar, revender o descompilar la Plataforma sin autorización escrita.

6. WhatsApp

• Cuando el Cliente conecta su cuenta de WhatsApp Business a la Plataforma, es el titular de esa cuenta y de su número, y debe cumplir las políticas de WhatsApp Business y de Meta, incluidas las de mensajes de marketing y el consentimiento de sus clientes.
• Meta puede aprobar o rechazar plantillas de mensaje, limitar la cantidad de mensajes o restringir una cuenta según sus propias reglas. Smart Nova no controla esas decisiones.
• El Cliente puede desconectar su cuenta de WhatsApp de la Plataforma en cualquier momento.
• Los mensajes que Meta cobra se facturan directamente al Cliente a través de su cuenta de Meta, salvo acuerdo distinto.

7. Facturación electrónica

• La Plataforma transmite los documentos electrónicos del Cliente a la DIAN a través de un proveedor tecnológico autorizado.
• El Cliente es responsable de la exactitud de su información tributaria, de sus resoluciones de numeración y del contenido de sus facturas, así como de cumplir sus obligaciones ante la DIAN.
• La aprobación de cada documento depende de la DIAN y del proveedor tecnológico. Smart Nova no responde por demoras o rechazos originados en ellos, pero apoyará al Cliente para resolverlos.

8. Inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial (por ejemplo, lectura de documentos, sugerencias de repuestos, respuestas del asistente o transcripción de notas de voz) son una ayuda y pueden contener errores. El Cliente debe revisar sus resultados antes de tomar decisiones con base en ellos.

9. Datos del Cliente

• La información que el Cliente registra en la Plataforma le pertenece.
• Respecto de los datos personales de sus clientes, proveedores y contactos, el Cliente es el Responsable del tratamiento y Smart Nova actúa como Encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. El Cliente declara contar con la autorización de esos titulares.
• Al terminar el servicio, el Cliente puede solicitar una exportación de su información. Pasados treinta (30) días desde la terminación, la información podrá eliminarse, salvo la que la ley obligue a conservar.

10. Disponibilidad y soporte

• Trabajamos para que la Plataforma esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o fallas de terceros (proveedores de internet, alojamiento, WhatsApp o la DIAN). Cuando podamos prever un mantenimiento, lo informaremos con anticipación.
• El soporte se presta por los canales indicados en la sección 1.

11. Propiedad intelectual

La Plataforma, su código, diseño, marcas y contenidos son propiedad de Smart Nova o de sus licenciantes. Estos términos solo otorgan al Cliente un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras su suscripción esté vigente.

12. Limitación de responsabilidad

En la medida en que la ley lo permita, Smart Nova no será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni daños indirectos. La responsabilidad total de Smart Nova frente al Cliente se limita al valor pagado por el Cliente por la suscripción durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. Esta limitación no aplica en caso de dolo o culpa grave.

13. Suspensión y terminación

• El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento; la cancelación tendrá efecto al final del periodo ya pagado.
• Smart Nova puede suspender o terminar el servicio si el Cliente incumple estos términos, en especial las secciones 5 y 6, o si una autoridad lo exige, informándole los motivos.

14. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la nueva versión en esta página y, si los cambios son sustanciales, se los informaremos al Cliente con al menos quince (15) días de anticipación. El uso de la Plataforma después de esa fecha implica su aceptación.

15. Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las diferencias se intentarán resolver primero de forma directa entre las partes; si no es posible, se someterán a los jueces competentes de Bogotá D.C., Colombia.

16. Sobre las pantallas del producto que se muestran en este sitio

Las interfaces que se muestran en este sitio corresponden a los módulos reales de nuestras plataformas. Los datos que aparecen en ellas —clientes, montos, referencias y números de documento— son de ejemplo y no corresponden a información de ningún cliente real.

17. Enlaces a terceros

El sitio enlaza a servicios de terceros como WhatsApp, LinkedIn e Instagram. Smart Nova no controla ni se responsabiliza por el contenido ni las políticas de esos servicios.

Documento completo

La versión firmada, con la identificación completa del prestador y su dirección de notificación:

Descargar los términos en PDF

También está disponible la Política de Tratamiento de Datos Personales.